Tahukah Kamu? Meeting adalah Peringkat 3 dari 10 Hal yang Paling Membuang Waktu!

Ternyata, menurut hasil studi, ada banyak waktu yang terbuang percuma karena meeting! Tilik di sini! 

Coba sebutkan hal-hal apa saja yang membuatmu jadi tidak produktif di kantor? Mengantuk, lelah, atau diam-diam main 'Candy Crush' di ponsel pintarmu? Namun ternyata ada salah satu kegiatan 'wajib' dunia kerja yang bikin tidak produktif: rapat (meeting)! Masa sih?

Buku How to Conduct Productive Meetings karya Donald Kirkpatrick, Profesor Emeritus dari University of Wisconsin, AS, memaparkan fakta-fakta yang perlu kita ketahui. Salah satunya hasil studi yang dilakukan oleh R. Alec Mackenzie, pakar dan konsultan manajemen waktu. Studinya mencoba menentukan apa saja faktor-faktor yang paling menghabiskan waktu dalam pekerjaan. Ternyata, meeting menempati peringkat ketiga dari 10 hal yang membuang-buang waktu, setelah panggilan telepon dan hadirnya pengunjung.

Meeting tak efektif?

Menurut para manajer dan supervisor yang diteliti oleh Mackenzie, rata-rata waktu yang terbuang karena meeting adalah sekitar 10-50 persen, tergantung jenis meeting. Persentase terbesar berasal dari mereka yang mengikuti meeting tingkat staf dan departemen. Sedangkan persentase terendah ada pada training meeting.

Meeting juga membutuhkan biaya yang besar, baik eksplisit maupun implisit. Sebut saja biaya listrik atau untuk menyediakan kudapan dan minuman. Itu belum termasuk kerugian nonmaterial seperti tujuan yang tidak tercapai, waktu yang terbuang, hingga peserta meeting yang tidak puas. Seperti dilansir studentpreneur.co, meeting memang mahal. Meeting dengan 10 orang selama satu jam sama dengan 10 jam meeting karena kita membayar 10 orang untuk setiap satu jam produktif mereka. Di samping itu, sebaiknya beri jeda 30 menit setiap 120 menit meeting berjalan.

Meeting yang singkat bisa jadi jauh lebih efektif. Attention span rata-rata karyawan berkisar antara 10-20 menit. Lebih dari itu, pikiran mereka akan mulai melanglang buana ke mana-mana. Lagipula, semakin banyak waktu yang dihemat, berarti semakin banyak waktu produktif yang dikembalikan pada kegiatan bisnis.

Meeting juga memiliki dampak negatif terhadap individu. Rapat yang membosankan ternyata juga dapat menurunkan tingkat kecerdasan karyawan. Seperti dilansir health.detik.com, penelitian oleh Virginia Tech, AS, menunjukkan bahwa mengikuti rapat maupun bekerja dalam sebuah tim besar bisa menurunkan kemampuan berpikir. Hal ini dikarenakan ada sebagian sel-sel otak yang mengalami kerusakan.

Relawan yang diamati dalam penelitian mengalami peningkatan aktivitas otak pada pusat emosi dan kegelisahan, sehingga aktivitas berpikir menurun. Energi untuk berpikir dialihkan untuk bergaul atau menjalin interaksi sosial dengan rekan satu kelompok yang sedang rapat.

Meeting saat penting

Bukan berarti meeting adalah hal yang tidak penting. Meski teknologi informasi dan komunikasi telah membuat interaksi sehari-hari di dunia kerja lebih mudah, tatap muka langsung tetaplah dibutuhkan. Namun pastikan meeting dilakukan pada saat yang benar-benar tepat, yakni ketika pendapat dari seluruh anggota memang diperlukan terhadap suatu masalah yang serius.

Meeting juga bisa kita atur sedemikian rupa agar lebih efektif dan tidak banyak membuang waktu. Bagaimana caranya? Berikut tips yang disarikan dari marketing.co.id:

1. Pahami apa yang akan dibahas
Bila suatu masalah bisa dipahami dan dipelajari sendiri, lebih baik urungkan niat untuk meeting.

2. Tepat waktu
Jangan luangkan waktu untuk menoleransi mereka yang terlambat datang meeting. Ini hanya akan menghabiskan banyak waktu produktif.

3. Buat agenda
Sampaikan kepada peserta meeting mengenai apa yang akan dibahas dan apa yang ingin dicapai dari meeting tersebut. Sampaikan sehari sebelumnya agar peserta meeting siap.

4. Cairkan suasana
Meeting tak selalu harus serius. Sesekali cairkan suasana agar tak kaku dan memunculkan kreativitas serta kesegaran peserta.

5. Pilih peserta
Hanya libatkan peserta yang benar-benar dibutuhkan pendapatnya mengenai suatu masalah. Undang mereka yang dapat memberikan kontribusi cerdas.

Nah, tak perlu sering-sering meeting ternyata bermanfaat bukan? Kalaupun harus meeting, pastikan efektif dan mampu menciptakan solusi atas masalah.

Sumber: careernews.web.id

#snf